Como escolher um ERP para a sua empresa

Escolher um ERP é uma decisão com impacto em várias áreas da organização. A solução selecionada irá influenciar a forma como as equipas registam informação, executam processos, acompanham indicadores e colaboram entre departamentos.

Por isso, a escolha não deve começar pela comparação de marcas ou por uma lista extensa de funcionalidades. Deve começar pelos processos e objetivos da empresa.

1. Identificar os problemas atuais

Antes de avaliar soluções, importa compreender o que não está a funcionar.

Alguns sinais frequentes incluem:

• informação dispersa;
• dependência de folhas de cálculo;
• tarefas introduzidas manualmente;
• dados duplicados;
• falta de integração;
• dificuldade em obter indicadores;
• processos lentos;
• software sem capacidade de adaptação;
• limitações ao crescimento.

Estes problemas devem ser convertidos em requisitos concretos.

2. Mapear os processos

A empresa deve identificar os processos mais importantes e perceber como funcionam atualmente.

O levantamento pode abranger:

• vendas;
• faturação;
• compras;
• stocks;
• tesouraria;
• contabilidade;
• recursos humanos;
• CRM;
• logística;
• produção;
• projetos;
• assistência técnica.

Para cada processo, deve registar quem participa, que informação é utilizada, onde existem aprovações e que aplicações estão envolvidas.

3. Avaliar a cobertura funcional

O ERP deve responder às áreas prioritárias sem obrigar a organização a contratar módulos que não necessita.

É importante distinguir entre:

• funcionalidades incluídas;
• módulos adicionais;
• configuração;
• personalização;
• desenvolvimento específico;
• integrações;
• serviços de implementação.

4. Avaliar a capacidade de integração

Um ERP raramente funciona sozinho.

Pode ser necessário integrar com:

• CRM;
• e-commerce;
• Business Intelligence;
• bancos;
• plataformas logísticas;
• aplicações de produção;
• gestão documental;
• recursos humanos;
• portais de clientes ou fornecedores.

A análise deve confirmar a viabilidade técnica, os dados envolvidos e a responsabilidade pela manutenção de cada integração.

5. Considerar a personalização

Algumas empresas conseguem adaptar os seus processos a uma solução standard. Outras necessitam que o software se adapte ao negócio.

O PHC CS apresenta diferentes níveis de configuração e personalização, desde uma gama orientada para operações mais normalizadas até uma solução Enterprise com automatismos, integrações e programação avançada.

A personalização deve ser bem justificada. Desenvolvimentos excessivos podem aumentar a complexidade de manutenção e evolução.

6. Avaliar escalabilidade e mobilidade

A solução deve acompanhar a evolução da organização.

Questões importantes:

• pode suportar mais utilizadores?
• permite acrescentar módulos?
• consegue integrar novas empresas?
• responde a operações em diferentes localizações?
• permite acesso através dos dispositivos necessários?
• pode evoluir sem substituir todo o sistema?

A página da Trigénius refere utilização do PHC CS por desktop ou através de browser, de acordo com a solução implementada.

7. Avaliar segurança e acesso à informação

A empresa deve analisar:

• perfis e níveis de acesso;
• autenticação;
• proteção dos dados;
• cópias de segurança;
• registo de operações;
• atualização da solução;
• continuidade do serviço;
• responsabilidades de suporte.

A segurança depende do software, da infraestrutura, da configuração e dos procedimentos internos.

8. Calcular o custo total

O preço de um ERP não corresponde apenas às licenças.

O investimento poderá incluir:

• licenciamento ou subscrição;
• levantamento de requisitos;
• configuração;
• desenvolvimento;
• migração de dados;
• integrações;
• formação;
• infraestrutura;
• suporte;
• atualizações;
• evolução futura.

Comparar apenas o preço inicial pode conduzir a uma decisão incompleta.

ERP cloud ou instalação própria?

A escolha depende da solução, da arquitetura, das necessidades de acesso, da infraestrutura e das políticas da organização.

Não existe uma resposta universal. A decisão deve considerar segurança, continuidade, gestão técnica, mobilidade, investimento e integração.

Qual o papel da Inteligência Artificial?

A IA pode apoiar determinados processos, mas não deve ser o único critério de decisão.

O PHC CS inclui a CRIS, apresentada como assistente inteligente com Inteligência Artificial generativa integrada. A utilização concreta depende da versão e configuração adotadas.

Checklist final

Antes de escolher, confirme se:

• os requisitos estão documentados;
• os processos prioritários foram mapeados;
• as integrações foram avaliadas;
• os dados a migrar estão identificados;
• os utilizadores participaram;
• o custo total foi estimado;
• o suporte está definido;
• o parceiro possui competências adequadas;
• existe um plano para formação e adoção.

Conclusão

O melhor ERP não é necessariamente o que possui mais funcionalidades. É aquele que responde aos processos da empresa, integra a informação necessária e pode evoluir com a organização.

Pretende avaliar se o PHC CS é adequado à sua empresa? Solicite um diagnóstico através da página PHC CS da Trigénius.