É uma solução que permite capturar, classificar, armazenar, pesquisar, partilhar e acompanhar documentos em formato digital. Além do arquivo, pode gerir o ciclo de vida dos documentos e automatizar processos de revisão, validação, aprovação, publicação e distribuição.
Gestão de Documentos Digitais Automação de Workflows UM Trabalho de GÉNIUS.
Automatize tarefas complexas e torne a tomada de decisão um processo mais rápido e eficaz.
Gestão Documental Digital
Falamos?
Software de Gestão Documental Digital com Automação de Workflows
Automação de Workflows
Digitalize o seu arquivo e acabe com os processos, revisões e aprovações imprecisas e demoradas. Automatize tarefas complexas e torne a tomada de decisão um processo mais rápido e eficaz. Já conhece as soluções de gestão de documentos digitais da TRIGÉNIUS?
FileDoc
TERADocuments
FILEDOC
Gestão Documental e de Processos
Essencial na desmaterialização e automatização de processos
O Filedoc é uma solução integrada de gestão documental e de processos que engloba as seguintes funcionalidades: Arquivo, Gestão do ciclo de vida dos documentos, Gestão de processos.
Essencial na desmaterialização e automatização de processos de negócio e decisão.
PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES
Inexistência de licenciamento / baixo TCO
Interface responsivo, permitindo uma rápida aprendizagem de utilização do software
Consultoria especializada
Funcionalidades out of the box - sem custos de desenvolvimento
Profunda adequação à atividade e aos processos
Webservices sem custos adicionais
Forte investimento em inovação e qualidade
Em conformidade com o Moreq 2, MEF / MIP, RGPD
Cumprimento das exigências legais e das melhores práticas
Ambiente web
Vantagens
A gestão documental digital aumenta a eficiência e a segurança
Reduzindo custos operacionais e o uso de papel, além de facilitar o acesso e a organização de informações essenciais para a tomada de decisões.
Inexistência de Licenciamento / Baixo TCO
Consultoria Especializada
Profunda adequação à atividade e aos processos
Forte investimento em inovação e qualidade
Cumprimento das exigências legais e das melhores práticas
Interface responsivo, permitindo uma rápida aprendizagem de utilização
Funcionalidades out of the box - sem custos de desenvolvimento
Webservices sem custos adicionais
Em conformidade com o Moreq 2, MEF / MIP, RGPD
TERADocuments
OTIMIZAR E AUTOMATIZAR PROCESSOS
A sua solução de captura, arquivo e distribuição de documentos
De fácil instalação e gestão, esta solução é totalmente adaptável à realidade de cada organização, permitindo a otimização de processos com base em workflows e regras de aprovação, o que se materializará em ganhos de produtividade e redução de custos, garantindo a segurança dos documentos.
Características e Vantagens
Fácil instalação e configuração
Captura de informação por OCR
Leitura automática de códigos QR e de barras
Desenho de fluxos de revisão e aprovação
Integração com Active Directory
Atributos configuráveis
Anotações aos documentos
Scripts customizáveis
Integração com scanners e MFPs
Arquivos para vários destinos (SMB, FTP, NAS)
Exportação de dados para Excel
Criação de PDFs pesquisáveis
Notificações automáticas por email
Monitorização de emails: os documentos anexados entram automaticamente nos processos de captura de dados, arquivo e workflow
Informação acessível de forma segura
Pesquise documentos pelos atributos e conteúdos
Ciclo TERADocuments
PASSAR AO NÍVEL SEGUINTE
Ao utilizar a inteligência artificial, mais especificamente os algoritmos de aprendizagem automática e de visão por computador, a TERADocuments é capaz de automatizar tarefas repetitivas e, por conseguinte, melhorar a recolha de dados, automatizar o armazenamento e aumentar a velocidade dos processos internos.
01. Captura
Os documentos são capturados via digitalização em dispositivos multifuncionais ou scanners. Alternativamente podem ser importados ficheiros já existentes diretamente na aplicação, por email ou por outros conectores específicos.
02. Processamento
Nesta fase os documentos são separados ou agrupados de acordo com regras predefinidas. São recolhidos atributos de forma automática, permitindo o reconhecimento ótico de caracteres em zonas pré determinadas, leitura de códigos de barras e códigos QR.
03. Arquivo
Os documentos processados são arquivados em repositórios definidos pela organização. Estes repositórios tanto podem estar localizados dentro das instalações da organização como na cloud ou em combinações dos dois.
04. Workflows
Nos workflows é possível o desenho de um fluxo de aprovação para que determinados documentos sejam revistos, aprovados, publicados e distribuídos. Os utilizadores são notificados das suas tarefas pendentes assegurando que as mesmas são realizadas
05. Publicação
Os documentos ficam disponíveis para consulta na plataforma web. Podem ser pesquisados tanto pelos atributos como pelo seu conteúdo, sendo que o acesso pode ser restringido de acordo com o perfil do utilizador
Perguntas Frequentes
Um arquivo digital serve principalmente para armazenar documentos eletrónicos. A gestão documental acrescenta funcionalidades de classificação, pesquisa, controlo de acessos, versões, aprovações, notificações e automatização de processos. Assim, os documentos passam a fazer parte dos fluxos de trabalho da organização.
Sim. O TERADocuments permite capturar documentos através de scanners, equipamentos multifunções, ficheiros existentes, emails e outros conectores. A tecnologia OCR reconhece informação presente nos documentos e permite criar PDFs pesquisáveis e pesquisar por atributos ou pelo conteúdo.
A empresa pode desenhar fluxos para que determinados documentos sejam revistos, aprovados, publicados ou distribuídos. Os documentos seguem regras previamente definidas e os utilizadores recebem notificações sobre as tarefas pendentes, reduzindo intervenções manuais e atrasos nos processos.
O FileDoc é apresentado como estando em conformidade com referenciais como Moreq 2, MEF/MIP e RGPD. A conformidade global depende também da configuração dos acessos, dos prazos de conservação, das políticas internas e da forma como cada organização trata os dados pessoais.
Os documentos podem ser arquivados em repositórios localizados nas instalações da organização, na cloud ou através de uma combinação dos dois modelos. O TERADocuments também suporta diferentes destinos de arquivo, incluindo SMB, FTP e NAS
Uma solução de gestão documental pode tratar faturas, contratos, propostas, encomendas, processos internos, documentação técnica, formulários, correspondência e outros documentos utilizados pela organização. A estrutura de classificação e os níveis de acesso devem ser definidos de acordo com a atividade e os processos da empresa.
Sim. Os documentos podem ser disponibilizados através de uma plataforma web e o respetivo acesso pode ser restringido de acordo com o perfil do utilizador. Desta forma, cada pessoa consulta apenas a informação relacionada com as suas funções e permissões.
Sim. O TERADocuments permite monitorizar emails para que os documentos anexados entrem nos processos de captura, arquivo e workflow. Isto reduz o tratamento manual de documentos recebidos através de caixas de correio específicas.
Sim. O TERADocuments consegue fazer a leitura automática de códigos QR e códigos de barras. Esta funcionalidade pode apoiar a identificação, separação, classificação e encaminhamento de documentos durante o processo de captura.
Sim. A centralização, classificação e pesquisa dos documentos facilita a localização de evidências e o acompanhamento dos processos. Para apoiar uma auditoria, a organização deve também definir corretamente permissões, prazos de conservação, responsabilidades e regras internas de arquivo.
ENTÃO, ESTÁ
DECIDIDO?
FALE COM O SEU
GÉNIUS.
Pergunte-nos o que podemos
fazer por si!
