10 sinais de que a sua empresa precisa de mudar de ERP

O ERP acompanha uma parte significativa da operação da empresa. Com o crescimento, os processos tornam-se mais complexos, surgem novas aplicações e as necessidades de informação aumentam.

Uma solução que foi adequada no passado pode deixar de responder às necessidades atuais.

1. Existem demasiadas folhas de cálculo

O Excel continua a ser útil para análise. O problema surge quando substitui processos que deveriam estar integrados no sistema de gestão.

Se vendas, stocks, planeamento ou tesouraria dependem de ficheiros paralelos, pode existir uma limitação no ERP ou na sua configuração.

2. A mesma informação é introduzida várias vezes

Introduzir manualmente os mesmos dados no ERP, CRM, e-commerce ou aplicação de produção aumenta trabalho e risco de erro.

3. Os departamentos trabalham com dados diferentes

Quando vendas, finanças, logística e gestão não utilizam a mesma informação, surgem divergências difíceis de explicar.

4. Os relatórios são preparados manualmente

Se os indicadores exigem várias exportações, correções e consolidações, a gestão recebe informação com atraso.

5. O software não acompanha os processos

A equipa pode ter criado procedimentos externos porque o ERP não permite adaptar formulários, circuitos, análises ou regras.

6. As integrações são frágeis ou inexistentes

A falta de comunicação entre aplicações obriga a tarefas manuais e dificulta uma visão integrada.

7. O crescimento cria bloqueios

Mais utilizadores, empresas, armazéns, produtos ou localizações podem colocar em evidência limitações anteriormente pouco relevantes.

8. O acesso à informação é difícil

As equipas necessitam de informação em diferentes localizações ou dispositivos, mas o sistema não responde de forma adequada.

9. Existem dificuldades de suporte e evolução

Se a solução não recebe atualizações adequadas, é difícil de manter ou depende de conhecimento não documentado, o risco operacional aumenta.

10. A gestão não confia nos dados

Este é um dos sinais mais importantes.

Quando os decisores confirmam todos os valores através de ficheiros ou pedidos adicionais, o ERP deixou de funcionar como fonte confiável de informação.

Mudar ou melhorar o ERP atual?

Nem todos estes sinais exigem uma substituição.

Em alguns casos, poderá ser suficiente:

• rever a configuração;
• melhorar processos;
• atualizar a versão;
• formar utilizadores;
• criar integrações;
• corrigir dados;
• disponibilizar novos módulos;
• desenvolver relatórios.

Antes de decidir, deve realizar-se um diagnóstico.

Como preparar a mudança?

1. Documentar os problemas

Registar exemplos concretos, frequência e impacto.

2. Definir requisitos

Separar necessidades obrigatórias, importantes e futuras.

3. Rever os dados

Identificar duplicados, informação desatualizada e dados necessários.

4. Mapear integrações

Registar as aplicações que terão de comunicar com o novo ERP.

5. Envolver as equipas

Consultar utilizadores das áreas principais.

6. Comparar soluções através de processos

Testar cenários reais e não apenas apresentações comerciais.

7. Preparar a transição

Planear migração, testes, formação, entrada em produção e suporte.

Onde se enquadra o PHC CS?

O PHC CS apresenta diferentes gamas e módulos, com capacidade de configuração, personalização, automatismos, Business Analytics, CRM, logística, projetos e produção.

A adequação dependerá dos requisitos e do nível de adaptação necessário.

Onde se enquadra o Cegid Primavera Evolution?

A página da Trigénius apresenta o Cegid Primavera Evolution como uma solução adaptável a diferentes dimensões de empresa, com dashboards, análise, mobilidade e Inteligência Artificial.

A adequação deve ser confirmada através de um diagnóstico aos requisitos da organização.

Conclusão

Mudar de ERP não deve ser uma reação isolada a um problema. Deve resultar de uma avaliação estruturada aos processos, dados, integrações, riscos e objetivos.

Em alguns casos, a solução atual pode ser melhorada. Noutros, a substituição pode ser necessária para acompanhar o crescimento.

Solicite uma avaliação ao cenário atual e conheça ambos o PHC CS e Cegid Primavera Evolution da Trigénius.