Business Analytics no ERP: como transformar dados em decisões?

As empresas registam diariamente um elevado volume de informação sobre vendas, compras, clientes, fornecedores, stocks, custos e tesouraria.

No entanto, ter dados não significa ter informação útil. Quando a preparação de indicadores depende de exportações e folhas de cálculo, a gestão recebe frequentemente uma visão atrasada ou incompleta.

O que é Business Analytics?

Business Analytics corresponde à utilização estruturada de dados para analisar o desempenho da organização e apoiar decisões.

Pode envolver:

• dashboards;
• indicadores;
• análises;
• comparações;
• tendências;
• desvios;
• alertas;
• informação financeira;
• informação operacional.

Qual é a diferença entre dados e indicadores?

Um dado é um registo individual, como o valor de uma venda.

Um indicador relaciona dados para responder a uma questão de gestão, como:

• evolução das vendas;
• margem por produto;
• prazo médio de recebimento;
• nível de stock;
• compras por fornecedor;
• resultados por área;
• desvios face ao orçamento.

Porque integrar análise e ERP?

O ERP contém informação de diferentes áreas da empresa.

Quando a análise está ligada ao sistema de gestão, pode reduzir:

• exportações manuais;
• consolidações;
• versões diferentes do mesmo mapa;
• atrasos na preparação;
• dependência de ficheiros individuais.

Que áreas podem beneficiar?

Gestão comercial

• evolução das vendas;
• clientes;
• artigos;
• equipas;
• margens;
• desempenho face aos objetivos.

Gestão financeira

• tesouraria;
• recebimentos;
• pagamentos;
• custos;
• resultados;
• evolução orçamental.

Compras

• fornecedores;
• volumes;
• preços;
• prazos;
• dependência;
• condições.

Stocks

• disponibilidade;
• rotação;
• artigos sem movimento;
• ruturas;
• movimentos;
• necessidades.

Gestão executiva

• indicadores agregados;
• comparação entre períodos;
• acompanhamento de objetivos;
• identificação de desvios.

Business Analytics no Cegid Primavera Evolution

A página da Trigénius refere uma solução de Business Analytics com dashboards preparados para utilização, bem como análise de performance e acesso a informação analítica.

As análises concretas disponíveis devem ser confirmadas segundo a edição, os módulos e a configuração implementada.

Como definir bons dashboards?

Começar pelas decisões

Cada indicador deve apoiar uma pergunta real.

Identificar a fonte

Deve saber-se de onde vem o dado e quem é responsável pela sua qualidade.

Evitar excesso

Um dashboard com demasiada informação pode dificultar a interpretação.

Definir periodicidade

Nem todos os indicadores necessitam da mesma frequência de atualização.

Diferenciar perfis

A administração, a direção financeira e as equipas operacionais necessitam de diferentes níveis de detalhe.

Erros frequentes

• criar indicadores sem objetivo;
• usar dados inconsistentes;
• comparar períodos de forma incorreta;
• apresentar informação sem contexto;
• multiplicar dashboards;
• não definir responsáveis;
• não rever indicadores;
• assumir que a ferramenta corrige a qualidade dos dados.

Conclusão

O Business Analytics cria valor quando transforma dados em informação compreensível e orientada para decisões.

A qualidade dos resultados depende do ERP, mas também da definição dos indicadores, da estrutura dos dados e da utilização feita pelas equipas.

Conheça os recursos de análise associados ao Cegid Primavera Evolution da Trigénius.