Como escolher um ERP para a sua empresa?

Escolher um ERP é uma decisão que influencia o funcionamento de vários departamentos. O sistema selecionado irá condicionar a forma como a organização regista informação, executa processos, acompanha indicadores e responde a novas necessidades.

Por isso, a escolha não deve começar pela marca. Deve começar pelos problemas que a empresa pretende resolver.

Começar pelos problemas atuais

Antes de comparar soluções, a organização deve identificar as limitações existentes.

Alguns sinais frequentes são:

• informação dispersa;
• várias folhas de cálculo paralelas;
• introdução repetida de dados;
• relatórios preparados manualmente;
• dificuldade em acompanhar tesouraria;
• stocks pouco fiáveis;
• falta de integração;
• processos lentos;
• indicadores desatualizados;
• software sem capacidade de evolução.

Cada problema deve ser transformado num requisito concreto.

Mapear os processos

A análise pode abranger:

• vendas;
• faturação;
• compras;
• fornecedores;
• tesouraria;
• contabilidade;
• stocks;
• recursos humanos;
• logística;
• produção;
• projetos;
• análise de gestão.

Para cada processo, importa perceber:

• quem participa;
• onde começa;
• que informação utiliza;
• quem valida;
• que sistemas intervêm;
• onde existem tarefas manuais;
• que resultado é esperado.

Avaliar a cobertura funcional

Uma funcionalidade pode estar:

• incluída na solução base;
• disponível num módulo;
• dependente de parametrização;
• dependente de integração;
• sujeita a desenvolvimento adicional.

A demonstração deve utilizar processos reais da empresa, em vez de se limitar a uma apresentação geral.

Avaliar a capacidade de integração

O ERP pode ter de comunicar com:

• CRM;
• e-commerce;
• bancos;
• plataformas de pagamento;
• produção;
• logística;
• recursos humanos;
• Business Intelligence;
• aplicações próprias.

A integração deve esclarecer:

• dados envolvidos;
• direção da informação;
• frequência;
• sistema principal;
• validações;
• tratamento de erros;
• responsabilidade de manutenção.

Avaliar reporting e análise

Um ERP deve disponibilizar informação útil para diferentes funções.

Antes da escolha, a empresa deve identificar:

• indicadores obrigatórios;
• relatórios operacionais;
• análises financeiras;
• informação para chefias;
• necessidades de exportação;
• periodicidade;
• níveis de acesso.

A página da Trigénius destaca dashboards, Business Analytics e análise de performance em tempo real no contexto do Cegid Primavera Evolution.

Considerar mobilidade

A organização deve avaliar onde e como os utilizadores necessitam de aceder à informação.

Perguntas importantes:

• que funções precisam de acesso fora da empresa?
• que operações serão realizadas em telemóvel?
• que informação deve estar disponível?
• que controlos de segurança são necessários?
• a experiência é adequada aos dispositivos?

Avaliar Inteligência Artificial

A IA pode ser um elemento diferenciador, mas não deve substituir os critérios fundamentais.

Antes da decisão, importa esclarecer:

• que funcionalidades utilizam IA;
• em que versões estão disponíveis;
• que dados utilizam;
• que permissões são necessárias;
• que resultados exigem validação;
• que valor criam no processo.

A página da Trigénius apresenta o Cegid Primavera Evolution como um ERP com Inteligência Artificial, mas não especifica no conteúdo consultado todas as funcionalidades e condições aplicáveis.

Calcular o custo total

O custo pode incluir:

• licenciamento ou subscrição;
• consultoria;
• parametrização;
• migração;
• integrações;
• desenvolvimento;
• formação;
• infraestrutura;
• suporte;
• atualizações;
• evolução.

Comparar apenas o preço inicial pode ocultar investimentos posteriores.

Avaliar o parceiro

O parceiro deve demonstrar capacidade para:

• compreender os processos;
• desenhar a solução;
• preparar os dados;
• parametrizar;
• integrar;
• formar;
• acompanhar a entrada em produção;
• prestar suporte;
• evoluir a solução.

A página da Trigénius refere experiência em implementação e customização de ERP e identifica consultores e técnicos certificados Cegid Primavera.

Checklist para escolher

Antes da decisão, confirme se:

• os processos foram mapeados;
• os requisitos estão classificados;
• as integrações foram avaliadas;
• os dados foram analisados;
• os utilizadores participaram;
• os custos recorrentes estão identificados;
• a formação está prevista;
• o suporte está definido;
• os riscos estão documentados;
• existe um plano de evolução.

Conclusão

O melhor ERP não é obrigatoriamente o que possui mais funcionalidades. É o que responde aos processos prioritários, disponibiliza informação fiável e pode acompanhar a evolução da empresa.

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