Como digitalizar o departamento de Recursos Humanos

Digitalizar Recursos Humanos não significa apenas converter documentos em PDF. Significa rever processos, eliminar tarefas desnecessárias e criar uma forma mais simples de colaboradores, chefias e RH interagirem.

Uma empresa pode usar várias aplicações e continuar a ter processos pouco digitais. Se um pedido começa num formulário, passa por email, é registado numa folha Excel e termina com introdução manual no ERP, existe tecnologia, mas o processo continua fragmentado.

Porque digitalizar os Recursos Humanos?

Os RH gerem um volume elevado de tarefas administrativas:

• férias;
• faltas;
• recibos;
• declarações;
• despesas;
• dados pessoais;
• documentação;
• pedidos internos;
• avaliações;
• comunicações.

Quando estes processos estão dispersos, surgem atrasos, dúvidas, duplicação de informação e dificuldade em acompanhar cada pedido.

A digitalização procura transformar estes circuitos em processos centralizados e rastreáveis.

Passo 1: Mapear os processos atuais

O primeiro passo é perceber como o trabalho é realmente realizado.

Para cada processo, deve identificar-se:

• quem inicia;
• que informação é necessária;
• quem valida;
• quem aprova;
• onde ficam os documentos;
• onde são introduzidos os dados;
• como é comunicado o resultado;
• quais são os problemas mais frequentes.

O objetivo não é documentar apenas o procedimento oficial. É compreender também os emails, ficheiros e tarefas paralelas que surgiram ao longo do tempo.

Passo 2: Identificar prioridades

Não é necessário digitalizar tudo ao mesmo tempo.

Os melhores processos para começar são normalmente aqueles que:

• acontecem com frequência;
• envolvem muitas pessoas;
• exigem várias aprovações;
• geram dúvidas;
• implicam introdução repetida de dados;
• dependem de documentos físicos;
• ocupam muito tempo à equipa de RH.

Férias, recibos, atualização de dados e despesas são exemplos frequentes, mas a prioridade deve refletir cada organização.

Passo 3: Simplificar antes de automatizar

Automatizar um processo desnecessariamente complexo apenas torna a complexidade mais rápida.

Antes da configuração, deve questionar-se:

• são necessárias todas as aprovações?
• os formulários pedem informação útil?
• existem passos duplicados?
• há regras que já não fazem sentido?
• quem deve ter acesso?
• qual deve ser a fonte oficial da informação?

Passo 4: Criar autosserviço do colaborador

O autosserviço permite que cada colaborador consulte ou submeta informação diretamente.

Pode incluir:

• pedidos de férias;
• consulta de recibos;
• alteração de dados;
• envio de documentos;
• submissão de despesas;
• acompanhamento de pedidos.

O Portal RH da Trigénius apresenta estas funcionalidades num ponto de acesso destinado a colaboradores e gestores.

Passo 5: Configurar os workflows

Cada pedido necessita de regras claras:

• quem recebe;
• quem aprova;
• o que acontece numa ausência da chefia;
• que informação é obrigatória;
• quando é enviada uma notificação;
• como é tratado um pedido rejeitado;
• que informação segue para o ERP.

Os workflows devem refletir a organização sem criar bloqueios desnecessários.

Passo 6: Integrar os sistemas

A integração pode reduzir a introdução repetida de dados, mas deve ser cuidadosamente desenhada.

É necessário definir:

• dados que entram;
• dados que saem;
• sistema principal;
• regras de sincronização;
• validações;
• tratamento de exceções.

A página do Portal RH refere integração com Payroll Cegid Primavera e PHC CS, além da possibilidade de utilização autónoma.

Passo 7: Preparar documentos e dados

Antes da migração, importa eliminar duplicados, corrigir informação incorreta e definir critérios de organização.

Nem todos os documentos antigos têm necessariamente de ser migrados. A decisão deve considerar utilidade, obrigação de conservação, qualidade e segurança.

Passo 8: Envolver os utilizadores

Um projeto de digitalização não termina quando o software fica disponível.

Os utilizadores precisam de compreender:

• o que muda;
• porque muda;
• onde realizar cada tarefa;
• como acompanhar pedidos;
• quem presta apoio;
• quais são as responsabilidades.

Uma interface simples e uma comunicação clara aumentam a adoção.

Indicadores a acompanhar

A empresa pode avaliar:

• pedidos submetidos no portal;
• tempo de aprovação;
• pedidos devolvidos por erro;
• documentos enviados manualmente;
• dúvidas recebidas pelos RH;
• utilização por departamento;
• satisfação dos utilizadores.

Os indicadores devem ser definidos antes da implementação para permitir comparação.

Erros a evitar

• digitalizar processos sem os rever;
• configurar demasiadas exceções;
• não envolver as chefias;
• ignorar a qualidade dos dados;
• lançar todas as funcionalidades ao mesmo tempo;
• não definir responsabilidades;
• não acompanhar a adoção;
• tratar segurança apenas no final.

Conclusão

Digitalizar os Recursos Humanos é um projeto de melhoria organizacional, não apenas de aquisição de software.

O resultado depende do diagnóstico, da simplificação dos processos, da configuração dos workflows, da integração e da adesão dos utilizadores.

Veja como o Portal RH da Trigénius pode apoiar a digitalização dos processos da sua organização.