Como reduzir o trabalho administrativo em Recursos Humanos

O departamento de Recursos Humanos deve apoiar a organização e as pessoas, mas muitas equipas continuam absorvidas por emails, documentos, pedidos, correções e introdução manual de dados.

Reduzir trabalho administrativo não implica eliminar controlo. Implica criar processos claros, permitir autosserviço e automatizar tarefas previsíveis.

Onde se acumula o trabalho administrativo?

A carga administrativa costuma concentrar-se em atividades como:

• responder a pedidos de recibos;
• confirmar saldos de férias;
• encaminhar aprovações;
• recolher documentos;
• atualizar dados pessoais;
• acompanhar despesas;
• esclarecer o estado de pedidos;
• comunicar alterações;
• introduzir os mesmos dados em várias aplicações.

Individualmente, cada tarefa parece pequena. Em conjunto, interrompem o trabalho e dificultam o planeamento da equipa.

1. Centralizar os pedidos

Quando os pedidos chegam por email, telefone, mensagem e papel, é difícil assegurar consistência.

Um ponto único permite:

• utilizar formulários normalizados;
• recolher informação obrigatória;
• encaminhar automaticamente;
• acompanhar estados;
• manter histórico;
• informar o colaborador.

2. Disponibilizar autosserviço

Muitos contactos aos RH correspondem a informação que pode ser consultada diretamente pelos colaboradores.

O autosserviço pode disponibilizar:

• recibos;
• declarações;
• documentos;
• dados pessoais;
• pedidos submetidos;
• notificações;
• informação interna.

Isto liberta a equipa de RH para tarefas que exigem análise ou acompanhamento humano.

3. Automatizar as aprovações

Um workflow define antecipadamente o percurso de cada pedido.

Em lugar de procurar manualmente a chefia correta, reenviar emails e pedir respostas, o sistema encaminha a solicitação segundo as regras configuradas.

O objetivo deve ser reduzir passos, não criar cadeias de aprovação excessivas.

4. Automatizar férias e faltas

Os pedidos de ausência são especialmente adequados à digitalização.

O Portal RH da Trigénius permite a submissão de pedidos de férias e faltas e contempla aprovação integrada com o ERP.

Um processo digital reduz perguntas sobre o estado do pedido e organiza a informação para colaboradores, chefias e RH.

5. Digitalizar despesas

Recibos em papel e formulários manuais criam atrasos e dificultam a conferência.

Um processo digital permite anexar documentação, encaminhar para aprovação e acompanhar o estado.

A Trigénius apresenta a submissão e aprovação de despesas com documentação digital como uma das funcionalidades do Portal RH.

6. Permitir a atualização de dados

Mudar uma morada, contacto ou dado pessoal pode desencadear várias tarefas internas.

A solução deve permitir recolher a alteração, validá-la quando necessário e atualizar os sistemas relevantes.

O Portal RH inclui envio de documentos pessoais e atualização de dados com possibilidade de refletir a informação no ERP.

7. Organizar a comunicação

Repetir o mesmo esclarecimento a diferentes colaboradores também representa trabalho administrativo.

Uma área de notícias, procedimentos e documentos pode funcionar como referência comum.

A comunicação deve ser:

• atualizada;
• segmentada quando necessário;
• fácil de encontrar;
• escrita em linguagem clara;
• acompanhada por alertas nos temas prioritários.

8. Medir as interrupções

Antes da automatização, a equipa deve registar as solicitações mais frequentes.

Por exemplo:

• Qual o meu saldo de férias?
• Onde está o meu recibo?
• O meu pedido já foi aprovado?
• Que documento devo entregar?
• Quem aprova esta despesa?
• Como altero os meus dados?

A frequência destas perguntas revela onde o autosserviço pode criar mais valor.

O que não deve ser automatizado?

Nem todas as interações devem ser transformadas num formulário.

Situações sensíveis, excecionais ou que exigem aconselhamento devem continuar a receber acompanhamento humano.

A automatização deve retirar burocracia para que os RH tenham mais disponibilidade para as pessoas.

Conclusão

A redução do trabalho administrativo resulta da combinação de processos mais simples, autosserviço, workflows, documentação digital e integração.

A tecnologia é o meio. O objetivo é criar uma equipa de RH menos reativa e mais disponível para apoiar o desenvolvimento da organização.

Conheça o Portal RH da Trigénius e avalie quais processos administrativos podem ser simplificados.