Como integrar ERP, CRM e Business Intelligence

ERP, CRM e Business Intelligence respondem a necessidades diferentes, mas relacionadas.

O ERP organiza processos administrativos, financeiros e operacionais. O CRM acompanha clientes e oportunidades. O Business Intelligence transforma dados em indicadores e análises.

Quando estas soluções não comunicam, a empresa pode ter diferentes versões da mesma informação.

Qual é a função do ERP?

O ERP centraliza processos como:

• vendas;
• faturação;
• compras;
• stocks;
• tesouraria;
• contabilidade;
• logística;
• recursos humanos;
• produção.

O PHC CS apresenta uma estrutura modular que relaciona diferentes áreas da empresa.

Qual é a função do CRM?

O CRM acompanha a relação comercial com clientes e potenciais clientes.

Pode organizar:

• contactos;
• oportunidades;
• propostas;
• atividades;
• histórico;
• equipas comerciais;
• acompanhamento pós-venda.

O PHC CRM integra o conjunto de áreas apresentado no ecossistema PHC CS.

Qual é a função do Business Intelligence?

O Business Intelligence apoia a interpretação de dados através de:

• indicadores;
• dashboards;
• análises;
• tendências;
• comparações;
• alertas;
• informação para decisão.

A página PHC CS destaca dashboards, análises, listagens e snapshots como ferramentas de Business Analytics.

Que problemas surgem sem integração?

Dados duplicados

A mesma informação é introduzida em mais do que uma aplicação.

Divergências

O CRM apresenta um valor e o ERP apresenta outro.

Falta de contexto

A equipa comercial não tem acesso à informação necessária sobre faturação, pagamentos ou encomendas.

Reporting manual

Os dados são exportados e consolidados através de folhas de cálculo.

Decisões tardias

Os indicadores só ficam disponíveis depois de várias operações manuais.

Que informação pode ser integrada?

Dependendo das soluções, podem ser considerados:

• clientes;
• contactos;
• artigos;
• preços;
• stocks;
• propostas;
• encomendas;
• faturação;
• pagamentos;
• oportunidades;
• atividades comerciais;
• margens;
• objetivos;
• indicadores.

As possibilidades concretas dependem das versões, interfaces, APIs, personalizações e requisitos técnicos.

Como preparar uma integração?

1. Definir o objetivo

Que problema deve ser resolvido?

2. Identificar o sistema principal

Qual é a fonte oficial de cada informação?

3. Mapear os dados

Que campos entram, saem ou são transformados?

4. Definir frequência

A atualização é imediata, periódica ou manual?

5. Tratar erros

Quem acompanha registos rejeitados ou inconsistentes?

6. Verificar segurança

Que credenciais, perfis e acessos são necessários?

7. Testar

A integração deve ser validada com situações reais e exceções.

Benefícios da integração

Uma integração bem desenhada pode contribuir para:

• reduzir a introdução de dados;
• melhorar a consistência;
• disponibilizar informação comercial atualizada;
• acelerar os processos;
• centralizar indicadores;
• relacionar vendas, operação e finanças;
• apoiar decisões mais informadas.

Conclusão

Integrar ERP, CRM e BI não significa apenas ligar aplicações. Significa definir processos, fontes de informação, regras e responsabilidades.

A integração deve começar pelo problema de negócio, não pela tecnologia.

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